Recomendações aos Departamentos de Compliance durante a quarentena física
Nesse período de trabalho remoto, recomendamos aos departamentos de compliance que adotem rotinas para manter o nível de controle e minimizar riscos e oportunidades de práticas ilícitas que impactem os negócios.
Algumas sugestões são:
- Presença virtual – Faça o departamento de compliance permanecer presente através das comunicações remotas, quiz e treinamento virtual, reforçando a plena atividade do departamento.
- Mantenha a rotina – Todas as atividades de rotina devem ser mantidas, tais como: análise de due diligences, background check, treinamentos, entrevistas investigativas e análise de documentos.
- Reforce os cuidados com o trabalho remoto – Reforce as políticas de uso de equipamentos da empresa, além de fazer um treinamento especial sobre comportamento em reuniões virtuais para evitar situações de desconformidade com as políticas da empresa.
- Não afrouxe os controles – a rotina remota/virtual não significa afrouxar os controles estabelecidos. As políticas e procedimentos devem ser mantidas.
- Entrevistas e Investigações – As entrevistas e investigações, de uma forma geral, devem ser mantidas, seja por telefone ou qualquer plataforma eletrônica remota, mesmo que, após o retorno físico seja necessária a realização de novas avaliações presenciais.
- Controles Internos – aproveite para entrar em contato com os replicadores internos de compliance e as áreas de alto risco para se certificar de que os controles internos estão sendo mantidos.
- Sistemas e assessoria externa – certifique-se de que os sistemas de verificação estão em funcionamento, como canais de denúncia e programas internos de controle (due diligences de terceiros, background check, etc.). Se for o caso, ligue para as assessorias externas e certifique-se!
- Assessoria jurídica – a assessoria jurídica, mesmo que remota/virtual, poderá ser de grande ajuda diante da eventual redução das equipes e dificuldade de manutenção das rotinas.
A QUARENTENA FÍSICA NÃO PODE DAR ESPAÇO PARA CONDUTAS CONTRÁRIAS AOS PROGRAMAS DE COMPLIANCE.